Положение об отделе

Главная  /  Администрация  /  Архивное дело  /  Положение об отделе

 

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением  Главы  городского

округа  Отрадный Самарской области

28.06.2007 № 526

 

 

Положение 

об архивном отделе

 Администрации городского округа Отрадный  Самарской области

 

1.     Общие положения

 

           1.1. Администрация городского округа в целях эффективной организации архивного дела в городе  реализует полномочия по организации и содержанию архивного отдела Администрации;

обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в ее деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании  в муниципальную собственность;

решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, ведению Самарской области.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела  Администрация городского округа образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации  городского округа  без статуса юридического лица, имеет бланки со своим наименованием. Для заверения архивных справок, копий и выписок из документов   имеет круглую печать с наименованием отдела.

1.4. Архивный отдел  в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, Уставом городского округа Отрадный, решениями   Думы городского округа, постановлениями Главы городского округа, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, управления государственной архивной службы Самарской области и настоящим Положением.

1.5. Положение  об архивном отделе утверждается Главой городского округа Отрадный по согласованию с управлением государственной архивной службы Самарской области. В Положении закрепляются организационно - правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников  архивного отдела устанавливаются Главой городского округа.

1.7.  Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета городского округа Отрадного.

1.7.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

целевые средства из бюджета Самарской области (при реализации  программ развития архивного дела, включающих мероприятия в городском округе Отрадный; реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории городского округа);

спонсорские или иные средства, полученные законным путем.

1.8. Администрация городского округа обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям  обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен архивный отдел, другим организациям Администрация городского округа принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего  для размещения документов здания (помещения).

 

2.     Задачи и функции

 

Основными задачами  и функциями архивного отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению в т.ч.:

хранение и учет документов, принятых в архивный отдел; представление в установленном порядке учетных данных в управление государственной архивной службы Самарской области;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и  обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление Администрации городского округа и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе;

2.1.1.    Отдел обеспечивает хранение:

 архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Самарской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования,  деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав архивного фонда Самарской области, относящихся к  государственной собственности Самарской области  при реализации отдельных государственных полномочий  Администрации городского округа, которыми она наделена;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших  на территории городского округа;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

2.1.2. Архивный отдел по согласованию с Администрацией городского округа  может принимать  на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих  муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.1.3. Документы, относящиеся к частной собственности,  поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях, определенных  договором между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени Администрации городского округа при наличии доверенности.

2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое  или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

составление списков организаций - источников  комплектования архивного отдела, утверждаемых Главой городского округа Отрадный и согласовываемых  с управлением государственной архивной службы Самарской области; систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью  архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций  включая:

проведение  проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа;

рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел  организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;

рассмотрение и представление в управление государственной архивной службы Самарской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в установленном порядке;

изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание  организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и   унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архива и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа  о составе  и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение  запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

организация работы пользователей документами, изготовление копий  документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, публикаторская деятельность;

 исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование  научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5.   Реализация отдельных государственных полномочий Администрации городского округа в сфере архивного дела при наделении ими в установленном порядке. 

 

3. Права

 

Архивному  отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять Администрацию городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации городского округа и управления государственной архивной службы Самарской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы  архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо  от их подчиненности, необходимые  сведения  о работе и состоянии   архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа рекомендации по вопросам работы   архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией городского округа, ее структурными подразделениями, по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе  экспертных комиссий  организаций.

3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности  документов.

3.7. Своевременно информировать управление государственной архивной службы Самарской области о фактах нарушения Закона Самарской области «Об архивном деле в Самарской области» в части нормативного хранения документов архивного фонда.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с  Администрацией городского округа, управлением государственной архивной службы Самарской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией городского округа, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дел.

 

           4.  Организация работы

 

           4.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник и специалист отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. В штатном расписании архивного отдела предусмотрена должность технического исполнителя - архивариус.

Начальник отдела назначается  и освобождается  от должности Главой городского округа. Это решение может согласовываться  с управлением государственной архивной службы  Самарской области.

При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающих представителей Администрации городского округа, а также управления государственной архивной службы Самарской области. Акт приема - передачи утверждается Главой городского округа и представляется в управление государственной архивной службы Самарской области.

4.2. Начальник архивного отдела:

4.2.1.  Организует    деятельность      архивного      отдела    и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

           4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела   в   городе    перед     Главой    городского   округа   и   в    установленном порядке - перед управлением государственной архивной службы Самарской области.

4.3.  Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией городского округа с учетом рекомендаций управления государственной архивной службы Самарской области.

4.4. Реорганизация и ликвидация архивного отдела осуществляется Главой  городского округа в установленном порядке.

            Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела, передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются  на постоянное хранение в один из государственных архивов системы управления государственной архивной службы Самарской области.

Вернуться на главную