Версия для слабовидящих
Положение об отделе
|
|
УТВЕРЖДЕНО постановлением Администрации городского округа Отрадный Самарской области от 14.10.2021 № 1684
|
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе Администрации городского округа Отрадный
Самарской области
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел Администрации городского округа Отрадный Самарской области (далее – Архивный отдел) является структурным подразделением Администрации городского округа Отрадный Самарской области
(далее – Администрация) без статуса юридического лица.
1.2. Архивный отдел в пределах своей компетенции реализует полномочия Администрации по решению вопросов местного значения в сфере архивного дела, а также отдельные государственные полномочия Самарской области в сфере архивного дела, переданные Администрации.
1.3. Архивный отдел выполняет функции муниципального архива.
1.4. Архивный отдел имеет печать и бланк со своим наименованием.
1.5. В своей деятельности Архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными и методическими документами Министерства культуры Российской Федерации, методическими документами Федерального архивного агентства, законами и нормативными правовыми актами Самарской области, методическими документами управления государственной архивной службы Самарской области, Уставом городского округа Отрадный Самарской области, решениями Думы городского округа Отрадный, постановлениями и распоряжениями Администрации, а также настоящим Положением.
1.6. В своей деятельности Архивный отдел взаимодействует с управлением государственной архивной службы Самарской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Самарской области, с муниципальными, государственными организациями и организациями иных форм собственности, а также с гражданами.
1.7. Штатная численность Архивного отдела устанавливается правовым актом Администрации.
1.8. Администрация обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов в Архивном отделе, предоставляет Архивному отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
Администрация, принимая решение о реконструкции, передаче или сносе здания или помещения, в котором размещён Архивный отдел, предоставляет Архивному отделу здание (помещения), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение Архивного отдела осуществляется за счёт средств бюджета городского округа.
1.9.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета Самарской области на реализацию государственных программ развития архивного дела, включающие мероприятия в муниципальном образовании;
- целевые средства из бюджета Самарской области на реализацию отдельных государственных полномочий Самарской области по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к собственности Самарской области;
- добровольные пожертвования и иные поступления в соответствии с федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации.
2. Задачи архивного отдела
2.1. Основными задачами Архивного отдела являются хранение, комплектование (формирование), учёт и использование архивных документов и архивных фондов на носителях любого вида:
- органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казённые предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации) городского округа Отрадный;
- являющихся собственностью Самарской области, хранящихся в Архивном отделе и поступивших в Архивный отдел от государственных территориальных органов, государственных организаций в рамках осуществления Администрацией отдельных государственных полномочий Самарской области в сфере архивного дела;
- юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе архивных документов личного происхождения;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, расположенных на территории городского округа Отрадный.
3. Функции архивного отдела
В соответствии с возложенными задачами Архивный отдел выполняет следующие функции:
3.1. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического) и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату, обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.
3.2. Проводит проверки наличия и состояния архивных документов с целью установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих, выявления недостатков в учёте архивных документов, выявления документов, требующих переплета, консервационно-профилактической обработки и реставрации.
3.3. Осуществляет учёт архивных документов, обеспечивающий организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов.
3.4. Представляет в установленном порядке, в том числе в автоматизированном режиме, данные государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в управление государственной архивной службы Самарской области.
3.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, поступивших в неупорядоченном виде, а также документов временного хранения, в том числе документов по личному составу, хранящихся в Архивном отделе, и представляет в управление государственной архивной службы Самарской области описи дел постоянного хранения, отобранные в результате экспертизы ценности, и акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
3.6. Проводит экспертизу архивных документов для решения вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
3.7. Составляет списки источников комплектования Архивного отдела, представляет их на согласование в управление государственной архивной службы Самарской области и утверждение Администрации. Систематически проводит работу по уточнению списков источников комплектования.
3.8. Проводит совместно с собственниками экспертизу ценности документов, образующихся в процессе их деятельности.
3.9. Рассматривает и представляет на утверждение (согласование) экспертно-проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области:
- акты описания архивных документов (переработки описей) постоянного хранения,
- описи постоянного хранения, подготовленные Архивным отделом,
- описи дел постоянного хранения, поступившие от организаций - источников комплектования Архивного отдела,
- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.
3.10. Рассматривает и согласовывает, поступившие от организаций- источников комплектования Архивного отдела:
- положения об архивах,
- положения об экспертных комиссиях,
- номенклатуры дел,
- инструкции по делопроизводству.
3.11. Осуществляет в установленном порядке учёт документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования.
3.12. Оказывает методическую помощь органам местного самоуправления, муниципальным организациям по вопросам:
- организации делопроизводства и формирования дел;
- экспертизы ценности и отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также подготовки их к передаче на постоянное хранение;
- упорядочения документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу;
- учета документов Архивного фонда Российской Федерации, до передачи в Архивный отдел;
- подготовки нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела.
3.13. Проводит совещания, семинары по вопросам делопроизводства, архивного дела для работников структурных подразделений Администрации, организаций – источников комплектования Архивного отдела.
3.14. Проводит проверки обеспечения сохранности архивных документов в организациях - источниках комплектования Архивного отдела.
3.15. Консультирует организации других форм собственности по вопросам обеспечения сохранности документов.
3.16. Организует прием на постоянное хранение в Архивный отдел документов постоянного хранения организаций - источников комплектования.
3.17. Документы по личному составу ликвидированных организаций поступают на хранение в Архивный отдел в установленном законодательством порядке.
3.18. Документы, относящиеся к частной собственности, поступают на хранение в Архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и Администрацией.
3.19. Безхозные документы поступают в Архивный отдел на основании акта об обнаружении документов и (или) акта приема передачи.
3.20. Создаёт и совершенствует справочно-поисковые средства к архивным документам, в том числе в электронном виде.
3.21. Информирует органы местного самоуправления о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике.
3.22. Предоставляет муниципальные услуги на основе архивных документов, готовит и выдает в установленном порядке архивные справки, архивные выписки, архивные копии.
Разрабатывает, исполняет административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг. Своевременно вносит в них изменения в соответствии с действующим законодательством.
Прием запросов осуществляет непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта органов местного самоуправления городского округа Отрадный, регионального портала государственных и муниципальных услуг Самарской области, по информационно-телекоммуникационным сетям.
3.23. В целях предоставления муниципальных услуг осуществляет информационное взаимодействие в электронном виде с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Самарской области на основе соглашения.
3.24. Рассматривает обращения, предложения граждан.
3.25. Предоставляет в Архивном отделе пользователям для изучения справочно-поисковые средства и архивные документы.
3.26. Изготавливает копии архивных документов по запросам пользователей, а также предоставляет архивные документы пользователям для копирования техническими средствами пользователя.
3.27. Представляет архивные документы в средствах массовой информации (осуществляет подготовку статей, радио-, телепередач).
3.28. Проводит экспонирование архивных документов на выставках, в том числе в сети Интернет.
3.29. Реализует отдельные государственные полномочия Самарской области в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к собственности Самарской области, в соответствии с годовыми планами работы, в установленном порядке представляет планово-отчётную документацию в управление государственной архивной службы Самарской области.
3.30. Предоставляет для размещения на официальном сайте Администрации информацию о деятельности Архивного отдела, своевременно ее обновляет.
3.31. Осуществляет иные функции, возлагаемые на Архивный отдел правовыми актами Администрации.
4. Права архивного отдела
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляются права:
4.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и управления государственной архивной службы Самарской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы архивов организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования Архивного отдела, независимо от их подчинённости, структурных подразделений Администрации необходимые сведения о состоянии архива.
4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа, рекомендации по вопросам работы архивов организаций.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией и её структурными подразделениями, управлением государственной архивной службы Самарской области.
4.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования Архивного отдела.
4.8. Информировать Администрацию, управление государственной архивной службы Самарской области о нарушениях юридическими лицами, должностными лицами и гражданами, осуществляющими коммерческую деятельность без права юридического лица законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
5. Организация работы архивного отдела
5.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник является муниципальным служащим, входит в Реестр муниципальных должностей и исполняет в порядке, определённом Уставом городского округа Отрадный Самарской области, настоящим Положением, обязанности по должностям муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в области архивного дела.
5.2. Начальник Архивного отдела назначается и освобождается от должности Главой городского округа по согласованию c управлением государственной архивной службы Самарской области.
5.3. При смене начальника Архивного отдела приём–передача дел осуществляется специально созданной Администрацией комиссией.
Акт приёма-передачи дел утверждается Главой городского округа. Копия акта приёма-передачи направляется в управление государственной архивной службы Самарской области.
5.4. Начальник Архивного отдела в соответствии с должностной инструкцией:
5.4.1. Организует деятельность Архивного отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный отдел задач и функций.
5.4.2. Отчитывается в установленном порядке о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией и в установленном порядке перед управлением государственной архивной службы Самарской.
5.4.3. Контролирует исполнение работниками должностных обязанностей, соблюдение служебного распорядка.
