Версия для слабовидящих
Положение об отделе
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
городского округа Отрадный
Самарской области
от 17.06.2015 № 926 (в редакции
от 31.10.2017 № 1494; от 05.02.2020 № 101)
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе документооборота и кадрового обеспечения
Администрации городского округа Отрадный Самарской области
1. Общие положения
1.1. Отдел документооборота и кадрового обеспечения Администрации городского округа Отрадный Самарской области (далее – отдел) является структурным подразделением Администрации городского округа Отрадный Самарской области, основными задачами которого являются:
1.1.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ в единой системе делопроизводства в органах местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области.
1.1.2. Организация, руководство, координация и контроль работы с обращениями граждан в органы местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области.
1.1.3. Организация деятельности архивов Администрации и Думы городского округа Отрадный Самарской области.
1.1.4. Организация и документационное обеспечение кадровой работы в Администрации и Думе городского округа Отрадный Самарской области, в том числе прохождения муниципальной службы.
1.1.5. Организация и обеспечение электронного взаимодействия структурных подразделений Администрации и Думы городского округа Отрадный Самарской области.
1.1.6. Профилактика коррупционных и иных правонарушений в органах местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области, а также обеспечение деятельности органов местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области по соблюдению муниципальными служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Самарской области, Уставом городского округа Отрадный Самарской области, муниципальными правовым актами, Соглашением о взаимодействии между Администрацией городского округа Отрадный Самарской области и Думой городского округа Отрадный Самарской области от 01.06.2015, настоящим Положением.
2. Основные функции отдела
2.1. В сфере организации системы делопроизводства:
2.1.1. Разработка инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления городского округа.
2.1.2. Осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях органов местного самоуправления городского округа, а также контроль за соблюдением инструкции по делопроизводству.
2.1.3. Ведение учета, осуществление контроля входящей, внутренней и исходящей корреспонденции Администрации и Думы городского округа.
2.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения и оформления документов в установленный срок.
2.1.5. Регулирование хода исполнения поручений руководителей органов местного самоуправления городского округа и их заместителей по итогам тематических и оперативных совещаний.
2.1.6. Подготовка отчетов о ходе и результатах исполнения документов.
2.1.7. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
2.2. В сфере организации работы по рассмотрению обращений граждан:
2.2.1. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан, поступающих в адрес Главы городского округа, первого заместителя Главы городского округа.
2.2.2. Организация личных приемов граждан Главой городского округа, первым заместителем Главой городского округа.
2.2.3. Методическое руководство и координация деятельности должностных лиц и структурных подразделений органов местного самоуправления городского округа по рассмотрению обращений граждан.
2.2.4. Контроль за исполнением поручений Главы городского округа, первого заместителя Главы городского округа по обращениям граждан.
2.2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления городского округа.
2.2.6. Подготовка для Главы городского округа, первого заместителя Главы городского округа информации о результатах текущего контроля, предложений по предупреждению и устранению выявленных нарушений и недостатков.
2.3.В сфере организации деятельности архивов:
2.3.1.Разработка номенклатуры дел Администрации и Думы городского округа, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
2.3.2.Методическое руководство деятельностью архивов Администрации и Думы городского округа в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Федеральной архивной службы России.
2.3.3.Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Администрации и Думы городского округа дел, подлежащих сдаче в архивный отдел Администрации городского округа.
2.3.4.Организация работы экспертной комиссии Администрации и Думы городского округа.
2.4.В сфере организации и документационного обеспечения кадровой работы:
2.4.1.Разработка проектов штатного расписания Администрации и Думы городского округа.
2.4.2.Учет личного состава Администрации и Думы городского округа, в том числе с использованием автоматизированной системы 1-С:Кадры.
2.4.3.Ведение документации по кадрам Администрации и Думы городского округа в соответствии с требованиями трудового законодательства и законодательства о муниципальной службе, в том числе ведение трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности в электронном виде, личных дел работников Администрации и Думы городского округа и направление сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд Российской Федерации.
2.4.4.Ведение реестра муниципальных служащих городского округа.
2.4.5.Ведение статистического учета по кадрам и муниципальной службе в соответствии с установленными формами.
2.4.6.Методическое, информационное и документационное обеспечение аттестации муниципальных служащих органов местного самоуправления городского округа, участие в анализе результатов аттестации.
2.4.7.Методическое, информационное и документационное обеспечение работы по присвоению квалификационных чинов муниципальным служащим органов местного самоуправления городского округа.
2.4.8.Методическое, информационное и документационное обеспечение работы конкурсных комиссий органов местного самоуправления городского округа.
2.4.9.Методическое, информационное и документационное обеспечение формирования кадрового резерва для замещения вакантных должностей муниципальной службы в органах местного самоуправления городского округа.
2.4.10.Контроль за разработкой должностных инструкций работников Администрации и Думы городского округа.
2.4.11.Оформление, выдача и учет служебных удостоверений работникам Администрации и Думы городского округа.
2.4.12.Контроль за соблюдением работниками Администрации и Думы городского округа трудовой дисциплины.
2.4.13.Участие в разработке кадровой политики органов местного самоуправления городского округа.
2.4.14.Консультирование муниципальных служащих и иных работников Администрации и Думы городского округа по правовым вопросам, связанным с прохождением муниципальной службы, требованиями трудового законодательства.
2.4.15.Решение иных кадровых вопросов в соответствии с трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе.
2.5.В сфере организации и обеспечения электронного взаимодействия:
2.5.1.Организация электронного документооборота с органами исполнительной власти Самарской области.
2.5.2.Организация электронного документооборота и взаимодействия структурных подразделений Администрации и Думы городского округа.
2.5.3.Разработка мероприятий по оптимизации электронного документооборота в органах местного самоуправления городского округа.
2.5.4.Планирование и организация проведения работ по защите информации и обеспечению государственной тайны.
2.5.5. Поддержание рабочего состояния программного обеспечения, серверов и рабочих станций.
2.5.6. Осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных.
2.6. В сфере профилактики коррупционных и иных правонарушений, обеспечения деятельности органов местного самоуправления городского округа по соблюдению муниципальными служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения:
2.6.1. Обеспечение соблюдения муниципальными служащими ограничений и запретов, требований, направленных на предотвращение или урегулирование конфликта интересов, а также соблюдение исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами (далее - требования к служебному поведению).
2.6.2.Принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе.
2.6.3. Обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих органов местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области и урегулированию конфликта интересов.
2.6.4. Оказание муниципальным служащим консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения муниципальных служащих, а также с уведомлением представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации о фактах совершения муниципальными служащими коррупционных и иных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
2.6.5. Обеспечение реализации муниципальными служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений.
2.6.6. Организация правового просвещения муниципальных служащих.
2.6.7. Проведение служебных проверок.
2.6.8. Обеспечение проведения:
- проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, а также сведений (в части, касающейся профилактики коррупционных правонарушений), представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, проверки соблюдения муниципальными служащими требований к служебному поведению;
- анализ сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, сведений о соблюдении муниципальными служащими требований к служебному поведению, о предотвращении или урегулировании конфликта интересов и соблюдении установленных для них запретов, ограничений и обязанностей, сведений о соблюдении гражданами, замещавшими должности муниципальной службы, ограничений при заключении ими после ухода с муниципальной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также при осуществлении анализа таких сведений проведение бесед с указанными гражданами с их согласия, получении от них с их согласия необходимых пояснений, получение от органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций информации о соблюдении муниципальными служащими требований к служебному поведению (за исключением информации, содержащей сведения, составляющие государственную, банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну), изучение представленных гражданами или муниципальными служащими сведений, иной полученной информации;
- проверки соблюдения гражданами, замещавшими должности муниципальной службы, ограничений при заключении ими после увольнения с муниципальной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.6.9. Сбор и обработка сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных в установленном порядке, а также осуществление контроля за своевременностью их представления.
2.6.10. Подготовка сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, подлежащих размещению на официальном сайте органов местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области.
2.6.11. Взаимодействие с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности.
2.6.12. Обеспечение сохранности и конфиденциальности сведений о муниципальных служащих, полученных в ходе своей деятельности.
2.6.13. Подготовка для направления в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные на осуществление оперативно-разыскной деятельности, в органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы, территориальные органы федеральных государственных органов, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, на предприятия, в организации и общественные объединения запросы об имеющихся у них сведениях о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, их супруг (супругов) и несовершеннолетних детей, о соблюдении ими запретов, ограничений и требований, установленных в целях противодействия коррупции, а также об иных сведениях в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.7. По всем направлениям деятельности отдела:
Участие в подготовке проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.Права, обязанности и ответственность работников отдела
3.1. Начальник отдела и специалисты отдела по поручению начальника отдела имеют право:
3.1.1. Запрашивать в структурных подразделениях Администрации и Думы городского округа документы и информацию, необходимую для выполнения функций отдела в соответствии с настоящим Положением.
3.1.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.1.3. По поручению руководителей органов местного самоуправления городского округа организовывать проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях органов местного самоуправления городского округа.
3.2. Начальник отдела имеет право:
3.2.1. Подписывать документы, связанные с деятельностью отдела в пределах должностной инструкции;
3.2.2. Заверять копии распоряжений Главы городского округа и Администрации городского округа и иные документы по личному составу;
3.2.3. Выступать с инициативой о проведении совещаний, семинаров, конференций по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.4. Вносить предложения руководителям органов местного самоуправления городского округа по совершенствованию организации работы в отделе.
4.Организация деятельности отдела
4.1. Штат отдела составляют начальник отдела и специалисты (служащие) в соответствии со штатным расписанием Администрации городского округа Отрадный Самарской области.
4.2. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется в соответствии с должностными инструкциями, разработанными начальником отдела и утверждаемыми Главой городского округа.
4.3. Сотрудники отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.
