Версия для слабовидящих
Положение об отделе
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации городского округа Отрадный Самарской области
от 04.06.2024 № 590
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе документооборота и кадрового обеспечения
Управления административно-технического контроля
Администрации городского округа Отрадный Самарской области
1. Общие положения
1.1. Отдел документооборота и кадрового обеспечения Управления административно-технического контроля Администрации городского округа Отрадный Самарской области (далее – отдел) является структурным подразделением Администрации городского округа Отрадный Самарской области (далее – Администрация городского округа Отрадный), основными задачами которого являются:
1.1.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ в единой системе делопроизводства в органах местного самоуправления городского округа Отрадный Самарской области (далее – органы местного самоуправления городского округа Отрадный).
1.1.2. Организация, руководство, координация и контроль работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления городского округа Отрадный.
1.1.3. Организация деятельности архива Администрации городского округа Отрадный.
1.1.4. Организация и документационное обеспечение кадровой работы в Администрации городского округа Отрадный, в том числе прохождения муниципальной службы.
1.1.5. Организация и обеспечение электронного взаимодействия структурных подразделений органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
1.1.6. Профилактика коррупционных и иных правонарушений в органах местного самоуправления городского округа Отрадный, а также обеспечение деятельности органов местного самоуправления городского округа Отрадный по соблюдению муниципальными служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Самарской области, Уставом городского округа Отрадный Самарской области, муниципальными правовым актами, настоящим Положением.
2. Основные функции отдела
2.1. В сфере организации системы делопроизводства:
2.1.1. Разработка инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.1.2. Осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях органов местного самоуправления городского округа Отрадный, а также контроль за соблюдением инструкции по делопроизводству.
2.1.3. Ведение учета, осуществление контроля входящей, внутренней и исходящей корреспонденции Администрации городского округа Отрадный.
2.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения и оформления документов в установленный срок.
2.1.5. Регулирование хода исполнения поручений руководителей органов местного самоуправления городского округа Отрадный по итогам тематических и оперативных совещаний.
2.1.6. Подготовка отчетов о ходе и результатах исполнения документов.
2.1.7. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
2.2. В сфере организации работы по рассмотрению обращений граждан:
2.2.1. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан, поступающих в адрес Главы городского округа Отрадный Самарской области (далее – Глава городского округа Отрадный), первого заместителя Главы городского округа Отрадный Самарской области (далее – первый заместитель Главы городского округа Отрадный).
2.2.2. Организация личных приемов граждан Главой городского округа Отрадный, первым заместителем Главы городского округа Отрадный.
2.2.3. Методическое руководство и координация деятельности должностных лиц и структурных подразделений органов местного самоуправления городского округа Отрадный по рассмотрению обращений граждан.
2.2.4. Контроль за исполнением поручений Главы городского округа Отрадный, первого заместителя Главы городского округа Отрадный по обращениям граждан.
2.2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.2.6. Подготовка для Главы городского округа Отрадный, первого заместителя Главы городского округа Отрадный информации о результатах текущего контроля, предложений по предупреждению и устранению выявленных нарушений и недостатков.
2.3. В сфере организации деятельности архива:
2.3.1. Разработка номенклатуры дел Администрации городского округа Отрадный, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
2.3.2. Методическое руководство деятельностью архива Администрации городского округа Отрадный в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Федеральной архивной службы России.
2.3.3. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Администрации городского округа Отрадный дел, подлежащих сдаче в архивный отдел Администрации городского округа Отрадный.
2.3.4. Организация работы экспертной комиссии органа местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.4. В сфере организации и документационного обеспечения кадровой работы:
2.4.1. Разработка проектов штатного расписания Администрации городского округа Отрадный.
2.4.2. Учет личного состава Администрации городского округа Отрадный, в том числе с использованием автоматизированной системы КОНТУР.ГОС.Облако.
2.4.3. Ведение документации по кадрам Администрации городского округа Отрадный в соответствии с требованиями трудового законодательства и законодательства о муниципальной службе, в том числе ведение трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности в электронном виде, личных дел работников Администрации городского округа Отрадный и направление сведений о трудовой деятельности работников в Социальный фонд России.
2.4.4. Ведение реестра муниципальных служащих городского округа Отрадный Самарской области.
2.4.5. Ведение статистического учета по кадрам и муниципальной службе в соответствии с установленными формами.
2.4.6. Методическое, информационное и документационное обеспечение аттестации муниципальных служащих органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.4.7. Методическое, информационное и документационное обеспечение работы по присвоению квалификационных чинов муниципальным служащим органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.4.8. Методическое, информационное и документационное обеспечение работы конкурсных комиссий органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.4.9. Методическое, информационное и документационное обеспечение формирования кадрового резерва для замещения вакантных должностей муниципальной службы в органах местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.4.10. Контроль за разработкой должностных инструкций работников Администрации городского округа Отрадный.
2.4.11. Оформление, выдача и учет служебных удостоверений работникам Администрации городского округа Отрадный.
2.4.12. Контроль за соблюдением работниками Администрации городского округа Отрадный трудовой дисциплины.
2.4.13. Участие в разработке кадровой политики органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.4.14. Консультирование муниципальных служащих и иных работников Администрации городского округа Отрадный по правовым вопросам, связанным с прохождением муниципальной службы, требованиями трудового законодательства.
2.4.15. Решение иных кадровых вопросов в соответствии с трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе.
2.5. В сфере организации и обеспечения электронного взаимодействия:
2.5.1. Организация электронного документооборота с органами исполнительной власти Самарской области.
2.5.2. Организация электронного документооборота и взаимодействия структурных подразделений органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.5.3. Разработка мероприятий по оптимизации электронного документооборота в органах местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.5.4. Планирование и организация проведения работ по защите информации и обеспечению государственной тайны.
2.5.5. Поддержание рабочего состояния программного обеспечения, серверов и рабочих станций.
2.5.6. Осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных.
2.6. В сфере профилактики коррупционных и иных правонарушений, обеспечения деятельности органов местного самоуправления городского округа Отрадный по соблюдению муниципальными служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения:
2.6.1. Обеспечение соблюдения муниципальными служащими ограничений и запретов, требований, направленных на предотвращение или урегулирование конфликта интересов, а также соблюдение исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами (далее - требования к служебному поведению).
2.6.2. Принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе.
2.6.3. Обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих органов местного самоуправления городского округа Отрадный и урегулированию конфликта интересов.
2.6.4. Оказание муниципальным служащим консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения муниципальных служащих, а также с уведомлением представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации о фактах совершения муниципальными служащими коррупционных и иных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
2.6.5. Обеспечение реализации муниципальными служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений.
2.6.6. Организация правового просвещения муниципальных служащих.
2.6.7. Проведение служебных проверок.
2.6.8. Обеспечение проведения:
- проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, а также сведений (в части, касающейся профилактики коррупционных правонарушений), представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, проверки соблюдения муниципальными служащими требований к служебному поведению;
- анализ сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, сведений о соблюдении муниципальными служащими требований к служебному поведению, о предотвращении или урегулировании конфликта интересов и соблюдении установленных для них запретов, ограничений и обязанностей, сведений о соблюдении гражданами, замещавшими должности муниципальной службы, ограничений при заключении ими после ухода с муниципальной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также при осуществлении анализа таких сведений проведение бесед с указанными гражданами с их согласия, получении от них с их согласия необходимых пояснений, получение от органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций информации о соблюдении муниципальными служащими требований к служебному поведению (за исключением информации, содержащей сведения, составляющие государственную, банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну), изучение представленных гражданами или муниципальными служащими сведений, иной полученной информации;
- проверки соблюдения гражданами, замещавшими должности муниципальной службы, ограничений при заключении ими после увольнения с муниципальной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.6.9. Сбор и обработка сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных в установленном порядке, а также осуществление контроля за своевременностью их представления.
2.6.10. Подготовка сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, подлежащих размещению на официальном сайте органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
2.6.11. Взаимодействие с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности.
2.6.12. Обеспечение сохранности и конфиденциальности сведений о муниципальных служащих, полученных в ходе своей деятельности.
2.6.13. Подготовка для направления в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные на осуществление оперативно-разыскной деятельности, в органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы, территориальные органы федеральных государственных органов, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, на предприятия, в организации и общественные объединения запросы об имеющихся у них сведениях о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, их супруг (супругов) и несовершеннолетних детей, о соблюдении ими запретов, ограничений и требований, установленных в целях противодействия коррупции, а также об иных сведениях в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.7. По всем направлениям деятельности отдела:
Участие в подготовке проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3. Права, обязанности и ответственность работников отдела
3.1. Начальник отдела и специалисты отдела по поручению начальника отдела имеют право:
3.1.1. Запрашивать в структурных подразделениях органов местного самоуправления городского округа Отрадный документы и информацию, необходимую для выполнения функций отдела в соответствии с настоящим Положением.
3.1.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.1.3. По поручению руководителей органов местного самоуправления городского округа Отрадный организовывать проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях органов местного самоуправления городского округа Отрадный.
3.2. Начальник отдела имеет право:
3.2.1. Подписывать документы, связанные с деятельностью отдела в пределах должностной инструкции.
3.2.2. Заверять копии распоряжений Администрации городского округа Отрадный и иные документы по личному составу.
3.2.3. Выступать с инициативой о проведении совещаний, семинаров, конференций по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.4. Вносить предложения руководителям органов местного самоуправления городского округа Отрадный по совершенствованию организации работы в отделе.
4. Организация деятельности отдела
4.1. Штат отдела составляют начальник отдела и специалисты (служащие) в соответствии со штатным расписанием Администрации городского округа Отрадный.
4.2. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется в соответствии с должностными инструкциями, разработанными начальником отдела и утверждаемыми Главой городского округа Отрадный.
4.3. Сотрудники отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.
